Incoterms 2020 uitgelegd: welke regel je kiest en wie de rekening krijgt

Belangrijkste punten

De Incoterms verdelen vervoer, risico, kosten en douaneformaliteiten tussen koper en verkoper, en verder niets.
Er zijn elf regels: zeven voor alle vervoerswijzen en vier die alleen voor zeevervoer gelden.
Bij de C-regels betaalt de verkoper de vracht terwijl het risico al bij de belading is overgegaan.
EXW en DDP lijken het makkelijkst en leveren in de praktijk de meeste problemen op.
De Incoterm bepaalt niet wie aangever is bij de douane, dat staat in de machtiging.

Drie letters in een koopcontract bepalen wie de vracht betaalt, wie het risico draagt als de lading beschadigd aankomt, en wie de douaneaangifte moet regelen. Die drie letters worden vaak overgenomen uit het vorige contract zonder dat iemand narekent wat ze kosten.

De Incoterms zijn opgesteld door de Internationale Kamer van Koophandel. De huidige versie is Incoterms 2020 en die geldt sinds 1 januari 2020. De regels zijn geen wet maar contractvoorwaarden: ze gelden pas als je ze in het contract afspreekt.

Hieronder staat wat ze wel en niet regelen, welke elf er zijn, en welke keuzes een importeur geld kosten.

Wat regelen de Incoterms precies, en wat niet?

Ze verdelen vijf dingen tussen koper en verkoper: wie het hoofdvervoer regelt, waar het risico overgaat, wie welke kosten draagt, wie de uitvoerformaliteiten doet en wie de invoerformaliteiten doet. Bij twee regels komt daar een verzekeringsplicht bij.

Wat ze niet regelen, en wat mensen er toch in lezen:

de eigendomsovergang, die volgt uit het toepasselijke recht en niet uit de Incoterm
de betalingsvoorwaarden en het moment waarop je moet betalen
de prijs zelf, en wat er gebeurt bij wanprestatie
wie er als aangever op de douaneaangifte staat

Dat laatste punt levert de meeste verwarring op. Een Incoterm zegt wie de invoerformaliteiten organiseert, maar in wiens naam de aangifte wordt gedaan volgt uit de machtiging die je aan je expediteur geeft. Dat zijn twee losse afspraken en ze spreken elkaar geregeld tegen.

Welke elf Incoterms zijn er?

Zeven regels gelden voor elke vervoerswijze, ook voor wegvervoer, spoor en lucht:

EXW, de koper haalt de goederen af bij de verkoper en doet alles zelf
FCA, de verkoper levert af bij de vervoerder van de koper en regelt de uitvoer
CPT, de verkoper betaalt de vracht tot de bestemming, het risico gaat eerder over
CIP, als CPT maar met een verzekeringsplicht op het hoogste dekkingsniveau
DAP, de verkoper levert op de bestemming, de koper lost en regelt de invoer
DPU, de enige regel waarbij de verkoper ook lost
DDP, de verkoper regelt en betaalt ook de invoer en de invoerrechten

Vier regels gelden uitsluitend voor zeevervoer en binnenvaart: FAS, FOB, CFR en CIF. Bij die vier gaat het risico over aan boord van het schip, of langszij bij FAS. Ze zijn niet bedoeld voor containers die je met een vrachtwagen naar de terminal brengt, en toch worden ze daar het vaakst voor gebruikt.

Wat is het verschil tussen de E, F, C en D groepen?

De eerste letter zegt hoe ver de verkoper gaat.

Bij de E-regel doet de verkoper niets behalve de goederen klaarzetten. Bij de F-regels levert hij af bij een vervoerder die de koper heeft aangewezen, en betaalt hij het hoofdvervoer dus niet. Bij de C-regels betaalt hij het hoofdvervoer wel, maar het risico is al eerder overgegaan. Bij de D-regels draagt hij het risico tot de bestemming.

Die C-groep is de bekendste valkuil. Bij CFR en CIF betaalt de verkoper de zeevracht tot Rotterdam, terwijl het risico al overging toen de container aan boord stond. Gaat de lading tijdens de reis verloren, dan is dat jouw schade, ook al staat de vracht op zijn factuur. Kosten en risico splitsen daar op twee verschillende punten, en dat is met opzet zo.

Wat betekent de Incoterm voor je douanewaarde?

Meer dan de meeste importeurs denken, want de douanewaarde moet de vracht en verzekering tot de plaats van binnenkomst in de EU bevatten.

Koop je CIF, dan zit die vracht al in de prijs op de factuur en klopt de opbouw vrijwel meteen. Koop je FOB of FCA, dan staat de vracht op een aparte factuur van de vervoerder en moet je hem er zelf bij optellen. Precies daar wordt hij vergeten, en dan is de aangifte jarenlang te laag.

Het omgekeerde gebeurt ook. Bij DAP en DDP zit het vervoer binnen de EU in de prijs, en dat mag eraf. Alleen als het bedrag apart op de factuur staat. Staat het er niet apart, dan betaal je invoerrechten over transport dat je had mogen aftrekken.

Welke Incoterm kies je als importeur?

Ons advies is bijna altijd hetzelfde: FCA in plaats van EXW, en DAP in plaats van DDP.

EXW ziet er goedkoop uit omdat de verkoper niets doet. Het probleem is dat jij dan de uitvoeraangifte in zijn land moet regelen, en dat kun je als buitenlandse partij vaak niet. In de praktijk doet de verkoper het alsnog en rekent het door, alleen zonder afspraak. FCA lost dat op: hij doet de uitvoer, jij het hoofdvervoer.

DDP is de spiegel daarvan. De verkoper buiten de EU moet dan jouw invoeraangifte regelen en de invoerrechten betalen. Dat vereist een EORI-nummer in de EU en in de praktijk indirecte vertegenwoordiging, waarbij een derde partij jouw douaneschuld op zich neemt. Bij Chinese leveranciers die DDP aanbieden gaat het hier bijna altijd mis: de zending komt vast te staan of er wordt aangegeven op een naam die er niet thuishoort. Met DAP levert hij tot je deur en houd jij de invoer in eigen hand.

Waar gaat het in contracten mis?

Vier dingen komen steeds terug.

Er staat alleen een code zonder plaats. “CIF” zegt niets, “CIF Rotterdam Incoterms 2020” wel.
Er staat een regel uit een oude versie, zoals DAT, die sinds 2020 DPU heet.
Er staat een zeeregel op een wegzending, bijvoorbeeld FOB voor een trailer uit Turkije.
De machtiging bij de expediteur spreekt de Incoterm tegen over wie de invoer regelt.

De eerste drie vallen pas op als er iets misgaat en er over schade of kosten wordt gediscussieerd. De vierde valt op bij een controle, en dan gaat het over drie jaar aangiften.

Veelgestelde vragen

Q: Welke Incoterm is het beste voor een importeur?

Ans: Er is geen beste, maar FCA en DAP geven een importeur de meeste controle zonder onnodig risico. FCA als je zelf goede vrachttarieven hebt, DAP als je de verkoper het vervoer wilt laten regelen zonder hem in jouw invoeraangifte te betrekken.

Q: Wat is het verschil tussen DAP en DDP?

Ans: Bij DAP levert de verkoper op de afgesproken plaats en regelt de koper de invoer en de invoerrechten. Bij DDP doet de verkoper ook de invoer en betaalt hij de rechten. DPU zit ertussenin: als DAP, maar dan lost de verkoper ook.

Q: Mag je CIF gebruiken voor wegvervoer?

Ans: Formeel niet, CIF is bedoeld voor zeevervoer en binnenvaart. Doe je het toch, dan is onduidelijk waar het risico overgaat, want er is geen scheepsreling om dat aan te knopen. Gebruik CPT of CIP voor wegvervoer.

Q: Bepaalt de Incoterm wie de douaneaangifte doet?

Ans: Nee. Hij bepaalt wie de formaliteiten organiseert en betaalt, maar niet in wiens naam wordt aangegeven. Dat volgt uit de machtiging aan je expediteur en uit de vertegenwoordigingsvorm die daarin staat.

Q: Moet je Incoterms 2020 in het contract noemen?

Ans: Noem altijd de versie erbij, want de oudere versies blijven geldig als je ze afspreekt. Zonder versie kan een tegenpartij zich op Incoterms 2010 beroepen en dan verschilt bij CIP het verzekeringsniveau.

Twijfel je welke Incoterm bij jouw zendingen past, of wil je weten of je douanewaarde klopt bij de voorwaarden die je nu afspreekt? Reken een zending door met onze invoerrechtencalculator, of laat ons de opbouw per leverancier toetsen. Wij verzorgen de douaneaangiften en leggen vast wie waarvoor aangeeft in de machtiging die je een keer tekent.