ATA-carnet aanvragen: tijdelijk goederen in- en uitvoeren zonder invoerrechten

Belangrijkste punten

• Een ATA-carnet is een paspoort voor goederen: je neemt ze tijdelijk mee naar een land buiten de EU en brengt ze onveranderd terug, zonder invoerrechten en invoer-btw.
• Het geldt voor drie soorten goederen: handelsmonsters, beurs- en tentoonstellingsmateriaal, en beroepsuitrusting.
• De Kamer van Koophandel geeft het af in Nederland, het is een jaar geldig en wordt in ongeveer tachtig landen geaccepteerd.
• Je stelt zekerheid voor de rechten die in het bestemmingsland verschuldigd zouden zijn. Komt de goederenlijst niet compleet terug, dan wordt die zekerheid aangesproken.
• Elk grenspassage moet worden afgestempeld. Een gemiste stempel is de meest voorkomende en duurste fout.

Vrijdagmiddag, een vrachtwagen met demoapparatuur staat aan de Zwitserse grens. De beurs begint maandag. De douane wil weten of dit een invoer is, want het is materieel met waarde en het komt de Zwitserse markt binnen. Zonder papier is de keuze: rechten en btw betalen over een half miljoen aan apparatuur die over vier dagen weer weggaat, of wachten.

Voor precies dit probleem bestaat het ATA-carnet. Toch is het onder Nederlandse bedrijven het minst gebruikte handelsdocument dat er is, en dat komt doordat de meeste importeurs en exporteurs alleen aan definitieve stromen denken. Tijdelijk verkeer heeft zijn eigen regels, en die staan los van de gewone inklaring die je bij een verkoop doorloopt.

Het document is simpeler dan zijn reputatie.

Wat is een ATA-carnet precies?

Een ATA-carnet is een internationaal douanedocument dat de gewone in- en uitvoeraangiften vervangt voor goederen die tijdelijk de grens over gaan. In plaats van in elk land opnieuw aangifte te doen, reis je met een boekje vol voucherbladen die de douane bij elke grens afstempelt.

De basis is het ATA-verdrag, later uitgebreid met de Overeenkomst van Istanbul. Ongeveer tachtig landen doen mee, waaronder alle grote handelspartners: het Verenigd Koninkrijk, Zwitserland, de Verenigde Staten, Canada, Japan, China, India, Turkije en de Golfstaten. Doet een land niet mee, dan valt het carnet af en moet je terug naar tijdelijke invoer met zekerheidstelling ter plaatse.

In Nederland geeft de Kamer van Koophandel het carnet af. Het is een jaar geldig vanaf afgifte en je mag er in dat jaar meerdere reizen mee maken, ook naar verschillende landen, zolang alle genoemde goederen steeds meegaan en terugkomen.

Voor welke goederen werkt het, en voor welke niet?

Drie categorieen, en de grens ertussen is scherper dan hij lijkt.

• Handelsmonsters die je aan buitenlandse relaties laat zien, met als voorwaarde dat ze niet worden verkocht of verbruikt.
• Beurs- en tentoonstellingsmateriaal: standbouw, displays, demomodellen, presentatiemateriaal.
• Beroepsuitrusting: camera- en geluidsapparatuur, muziekinstrumenten, meet- en testapparatuur, gereedschap voor montage of onderhoud ter plaatse.

Wat er niet onder valt is alles wat achterblijft. Verbruiksartikelen, promotiemateriaal dat je uitdeelt, onderdelen die je inbouwt bij de klant, goederen die je meeneemt om te verkopen. Voor die stromen doe je gewoon een uitvoeraangifte en handelt de ontvanger de invoer af.

De verwarrende gevallen zitten ertussenin. Een monteur die naar Noorwegen gaat met gereedschap en met vervangingsonderdelen, heeft voor het gereedschap een carnet en voor de onderdelen een normale uitvoeraangifte nodig. Twee stromen, twee documenten, in dezelfde bus.

Hoe verloopt een carnetreis in de praktijk?

Je begint met de goederenlijst, en die lijst is het hele document. Elk item krijgt een omschrijving, aantal, gewicht, waarde en land van oorsprong. Wees specifiek: merk, type en serienummer. Een regel als “diverse gereedschappen, 1 set” is een uitnodiging voor problemen bij terugkomst, want de douane moet kunnen vaststellen dat wat terugkomt hetzelfde is als wat wegging.

De waarde die je opgeeft bepaalt de zekerheid. De KVK berekent een premie of borg op basis van de rechten en heffingen die in de bezochte landen verschuldigd zouden zijn als de goederen daar zouden achterblijven. Waardeer je te hoog, dan betaal je onnodig veel zekerheid. Waardeer je te laag, dan kan de buitenlandse douane het carnet weigeren. Reken met de reele marktwaarde en houd de goederencode per regel bij de hand, want daar hangen de tarieven aan.

Daarna is het een kwestie van stempels. Bij vertrek uit de EU stempelt de douane het uitvoerblad. Bij binnenkomst in het bestemmingsland het invoerblad. Bij vertrek daar het wederuitvoerblad, en bij terugkeer in de EU het wederinvoerblad. Vier stempels per reis, en ze horen allemaal in het boekje.

Wat gaat er mis, en wat kost dat?

Bijna altijd een ontbrekende stempel. De chauffeur rijdt door omdat de slagboom openstond, of de douanepost was ’s nachts onbemand, of iemand ging ervan uit dat de stempel bij vertrek genoeg was. Zonder wederuitvoerstempel kan het bestemmingsland aannemen dat de goederen daar zijn gebleven, en dan volgt een claim op de zekerheid.

Die claim komt via de nationale garantieketen bij de KVK terecht en uiteindelijk bij jou. Herstel achteraf kan, met bewijs dat de goederen wel degelijk terug zijn, maar dat is een traject van maanden waarin jouw geld vaststaat. De invoerrechten plus de lokale btw over een set apparatuur van 200.000 euro lopen in veel landen op tot boven de 50.000 euro. Dat is de omvang van het risico bij een enkele gemiste stempel.

Onze stelling: instrueer de chauffeur schriftelijk, per grens, met de naam van de post waar hij moet stoppen. Vertrouwen op de routine van een transporteur die dit twee keer per jaar doet, is de duurste besparing die er is.

Wanneer kies je toch voor iets anders?

Gaat de zending naar een land dat niet is aangesloten, dan werk je met tijdelijke invoer volgens de lokale regels, meestal met een borg of bankgarantie ter plaatse. Reist het materiaal binnen de EU en alleen door een derde land heen, bijvoorbeeld over Zwitsers grondgebied, dan is een transitdocument vaak eenvoudiger en goedkoper dan een carnet.

En bij hoogfrequent verkeer met vaste apparatuur naar hetzelfde land loont het om te kijken naar een doorlopende regeling voor tijdelijke invoer in dat land. Wat daarvoor precies mogelijk is verschilt per douaneadministratie en is niet centraal gedocumenteerd, dus dat toetsen we per geval.

Veelgestelde vragen

Q: Hoelang is een ATA-carnet geldig?

Ans: Een jaar vanaf de datum van afgifte. Binnen dat jaar mag je meerdere reizen maken naar verschillende aangesloten landen. Het bestemmingsland kan wel een kortere termijn stellen waarbinnen de goederen dat land weer moeten verlaten, en die staat op de stempel.

Q: Kan ik goederen van de lijst verkopen tijdens de reis?

Ans: Nee. Het carnet berust op de aanname dat alles onveranderd terugkomt. Wil je toch verkopen, dan moet je de goederen in dat land regulier invoeren en de rechten betalen, en dat regel je ter plaatse met de lokale douane voordat je vertrekt.

Q: Wat kost een ATA-carnet?

Ans: De afgiftekosten van de KVK plus een premie of borg die afhangt van de opgegeven waarde en de bezochte landen. De afgifte zelf duurt doorgaans enkele werkdagen, dus vraag hem niet aan in de week van de beurs.

Q: Wat gebeurt er als een stempel ontbreekt?

Ans: Het land waar de stempel ontbreekt kan aannemen dat de goederen daar zijn achtergebleven en de rechten en heffingen claimen bij de garantieketen. Je kunt dat aanvechten met alternatief bewijs van terugkeer, maar dat kost maanden en jouw zekerheid staat zolang vast.

Q: Werkt een ATA-carnet ook voor het Verenigd Koninkrijk?

Ans: Ja. Sinds het VK buiten de EU-douane-unie staat, is het carnet daar juist een van de meest gebruikte oplossingen voor beursmateriaal, meetapparatuur en gereedschap van monteurs.

Reis je regelmatig met apparatuur, standbouw of monsters de EU uit? Wij beoordelen of een carnet de juiste route is, stellen de goederenlijst op zodat hij bij terugkomst standhoudt, en verzorgen daarnaast de douaneaangiften voor de goederen die wel achterblijven. Wil je vooraf weten wat er aan rechten in het spel is, reken het door met de invoerrechtencalculator of neem contact op voordat de zending vertrekt.