Douane-expediteur kiezen: waar je op let voordat je de machtiging tekent

Belangrijkste punten

De machtiging die je tekent bepaalt wie de douaneschuld draagt, en dat merk je pas jaren later bij een controle.
Vraag altijd welke vergunningen de partij zelf actief houdt, want AEO en fiscale vertegenwoordiging zijn twee losse dingen.
Een lage prijs per aangifte zegt weinig als de toeslagen voor correcties, controles en spoed niet op tafel liggen.
Reactiesnelheid is een kostenpost: een container die stilstaat loopt op in demurrage en detention.
Controleer of de expediteur de goederencode toetst of hem klakkeloos van jouw leverancier overneemt.

De meeste importeurs kiezen hun douane-expediteur op twee dingen: de prijs per aangifte en hoe snel iemand de telefoon opneemt. Allebei zijn ze relevant, en allebei vertellen ze weinig over het moment waarop het echt om geld gaat.

Dat moment komt meestal twee jaar later, als de douane een controle aankondigt over een reeks aangiften. Dan blijkt wat er in de machtiging stond die je ooit in vijf minuten hebt getekend. Wie er als aangever op de aangifte staat, wie de goederencode bepaalde, en wie de onderbouwing heeft bewaard.

Dit zijn de zes dingen die we zelf zouden uitvragen.

Wat doet een douane-expediteur precies voor je?

Hij dient de aangifte in bij de Douane en zorgt dat de zending wordt vrijgegeven. In de praktijk betekent dat: de goederencode bepalen, de douanewaarde vaststellen, de vergunningen en certificaten controleren, de aangifte indienen en reageren als er een controle of een correctieverzoek komt.

De rolomschrijving en de wettelijke basis staan uitgebreider in ons artikel over wat een douane-expediteur is. Wat hier telt is het verschil tussen partijen die alleen de knop indrukken en partijen die de gegevens toetsen voordat ze dat doen.

Dat verschil zie je niet aan de offerte. Je ziet het aan de vragen die ze jou stellen voordat de eerste zending draait.

Welke vergunningen moet je controleren?

Vraag welke vergunningen de partij zelf actief houdt, en vraag ernaar per vergunning. Ze worden vaak op een hoop gegooid terwijl ze bij verschillende instanties horen.

AEO, bij de Douane, geeft lagere zekerheden en minder fysieke controles
fiscale vertegenwoordiging, bij de Belastingdienst, voor de btw-kant
doorlopende zekerheid, nodig voor entrepot en voor douanevervoer
vergunning douane-entrepot, als je goederen wilt opslaan zonder ze in te voeren

Een AEO-gecertificeerde expediteur levert je voordeel dat je zelf niet hoeft te verdienen. En let op het onderscheid dat het vaakst tot verrassingen leidt: een expediteur regelt niet automatisch je btw. Het verschil tussen die twee rollen staat in ons stuk over de douane-expediteur tegenover de fiscaal vertegenwoordiger.

Directe of indirecte vertegenwoordiging?

Dit is de belangrijkste vraag op de hele lijst en hij wordt bijna nooit gesteld.

Bij directe vertegenwoordiging staat de aangifte op jouw naam. Jij bent de aangever en jij draagt de douaneschuld. Bij indirecte vertegenwoordiging staat de aangifte op naam van de expediteur, is hij schuldenaar en ben jij medeschuldenaar. De volledige uitleg staat in ons artikel over directe en indirecte vertegenwoordiging.

Ons advies aan Nederlandse en Europese importeurs is bijna altijd directe vertegenwoordiging. Je betaalt dan niet voor een risico dat je zelf toch al draagt, en je bouwt een eigen douanehistorie op die meetelt als je later zelf een vergunning wilt aanvragen. Vraag daarom expliciet in welke vorm er wordt aangegeven, en laat dat per vorm vastleggen in plaats van als open volmacht voor alles.

Wat zegt de prijs, en wat niet?

Een tarief per aangifte is een startpunt, geen totaalbedrag. Vraag door op wat er bovenop komt:

toeslag per extra artikelregel boven een bepaald aantal
kosten bij een documentcontrole of een fysieke controle
tarief voor een correctie of een aanvullende aangifte achteraf
spoedtarief buiten kantooruren, en wat als spoed telt
of het voorschieten van rechten en btw apart wordt berekend

Een scherpe prijs per aangifte met dure correcties kan duurder uitvallen dan een hoger basistarief bij een partij die minder hoeft te corrigeren. Dat is geen verkooppraatje maar rekenwerk: vraag naar het correctiepercentage over de afgelopen twaalf maanden.

Hoe snel moet een expediteur reageren?

Snel genoeg dat je container niet stilstaat. Dat klinkt vaag, dus maak het concreet: spreek een maximale reactietijd af op een bericht van de douane en op een vraag van jou, en spreek af wat er gebeurt buiten kantooruren.

De rekening van stilstand is goed te becijferen. Rederijen rekenen na de vrije dagen per container per dag, en dat loopt op naarmate het langer duurt. Wat demurrage en detention precies zijn en hoe snel dat oploopt, staat in dat artikel.

Wij zien in de praktijk dat vertraging zelden aan de douane ligt. Meestal ontbreekt er een document dat twee weken eerder opgevraagd had kunnen worden.

Vijf vragen die je stelt voordat je tekent

In welke vertegenwoordigingsvorm geven jullie aan, en staat dat zo in de machtiging?
Welke vergunningen houden jullie zelf actief, en kan ik de nummers zien?
Wie bepaalt de goederencode, en wie bewaart de onderbouwing daarvan?
Wat zijn de toeslagen voor correcties, controles en spoed?
Wat gebeurt er als de douane over twee jaar een controle aankondigt?

Die laatste vraag is de scherpste. Een partij die daar een concreet antwoord op heeft, heeft het meegemaakt. Een partij die er vaag over wordt, heeft de aangiften waarschijnlijk nooit hoeven verdedigen.

Veelgestelde vragen

Q: Wat kost een douane-expediteur gemiddeld?

Ans: Dat hangt af van het aantal artikelregels, de complexiteit en het volume, en een gemiddelde zegt weinig. Vraag naar het basistarief plus alle toeslagen voor correcties, controles en spoed, en reken dat door op je eigen zendingsprofiel van vorig jaar.

Q: Kan ik zelf aangifte doen in plaats van een expediteur inschakelen?

Ans: Dat mag, maar je hebt een EORI-nummer, aansluiting op de aangiftesystemen van de Douane en kennis van indeling en waardebepaling nodig. Voor bedrijven met een paar zendingen per jaar wegen die kosten zelden op tegen uitbesteden.

Q: Moet mijn expediteur AEO-gecertificeerd zijn?

Ans: Verplicht is het niet, maar het scheelt in zekerheidstelling en in de kans op fysieke controle. Belangrijker is dat de certificering ook echt actief is en dat je dat zelf kunt nagaan. Een logo op de website is geen bewijs.

Q: Kan ik overstappen naar een andere expediteur?

Ans: Ja. Je trekt de oude machtiging in en tekent een nieuwe. Vraag wel je aangiftehistorie op voordat je vertrekt, want die heb je nodig bij een controle over eerdere jaren en de oude partij is niet verplicht hem eeuwig te bewaren.

Q: Wie is aansprakelijk als de expediteur een fout maakt?

Ans: Dat hangt van de vertegenwoordigingsvorm af. Bij directe vertegenwoordiging ben jij de aangever en dus de schuldenaar, al kan de expediteur meeschuldenaar worden als hij wist of had moeten weten dat de gegevens onjuist waren. Bij indirecte vertegenwoordiging is hij zelf schuldenaar en ben jij medeschuldenaar.

Wil je weten hoe jouw aangiften er nu bij staan, of wat er in je huidige machtiging is vastgelegd? Wij lezen het uit de aangiftegegevens en zeggen eerlijk of er iets te verbeteren valt. Daarna nemen we de douaneafhandeling over, AEO-gecertificeerd en met een directe koppeling naar de Douane en Portbase.