Directe of indirecte vertegenwoordiging bij de douane: wie draait op voor de douaneschuld?

Belangrijkste punten

• Bij directe vertegenwoordiging treedt de expediteur op in naam en voor rekening van de importeur. De importeur is dan de aangever en de schuldenaar.
• Bij indirecte vertegenwoordiging handelt de expediteur op eigen naam voor rekening van een ander. Dan is de expediteur zelf de aangever, en de importeur is medeschuldenaar.
• Een aangever moet in de EU gevestigd zijn. Een bedrijf van buiten de EU kan daarom bij invoer alleen via indirecte vertegenwoordiging werken.
• Wie niet uitdrukkelijk verklaart dat hij als vertegenwoordiger optreedt, wordt geacht op eigen naam en voor eigen rekening te hebben gehandeld.
• Ook een directe vertegenwoordiger kan schuldenaar worden als hij wist of redelijkerwijs had moeten weten dat de aangiftegegevens onjuist waren.

Een uitnodiging tot betaling van 84.000 euro, twee jaar na de laatste zending, over een reeks aangiften waarin een goederencode is gebruikt die de douane achteraf niet accepteert. De vraag die dan als eerste op tafel komt is niet of de code klopte. De vraag is op wiens naam die aangiften stonden.

Dat antwoord ligt vast op het moment dat je de machtiging tekent, jaren voordat er iemand naar kijkt. In het dagelijkse verkeer merk je er niets van: de importaangifte gaat erin, de container komt vrij en niemand vraagt naar de vertegenwoordigingsvorm. Pas bij een controle achteraf blijkt wat je hebt afgesproken.

Het verschil zit in een enkel woord in de aangifte.

Wat zegt de wet over vertegenwoordiging?

Het Douanewetboek van de Unie kent twee vormen, en maar twee. Artikel 18 omschrijft ze zo: de vertegenwoordiger handelt ofwel in naam en voor rekening van een ander, dat is directe vertegenwoordiging, ofwel op eigen naam maar voor rekening van een ander, dat is indirecte vertegenwoordiging.

Een tussenvorm bestaat niet. En wie verzuimt te verklaren dat hij als vertegenwoordiger optreedt, wordt geacht op eigen naam en voor eigen rekening te hebben gehandeld. Dat is geen formaliteit maar een vangnet in de wet dat regelrecht tot aansprakelijkheid leidt.

De vertegenwoordiger moet in beginsel in het douanegebied van de Unie gevestigd zijn. Een partij van buiten de EU kan die rol wel vervullen als zij aan een deel van de AEO-criteria voldoet, maar dat is uitzondering, geen regel.

Wie is de aangever, en waarom is dat de belangrijkste vraag?

De aangever is de partij op wiens naam de douaneaangifte staat, en dat is de partij die de douaneschuld draagt. Bij directe vertegenwoordiging is dat de importeur zelf. De expediteur is dan, zoals de Douane het zelf omschrijft, de verlengde arm: hij drukt op de knop, maar de aangifte is die van zijn opdrachtgever.

Bij indirecte vertegenwoordiging verschuift dat. De expediteur is dan zelf de aangever en daarmee schuldenaar voor de rechten bij invoer. De vertegenwoordigde partij is medeschuldenaar. De douane kan dus bij beide aankloppen en kiest in de praktijk de partij die het makkelijkst te bereiken en het meest solvabel is.

Dat verklaart waarom indirecte vertegenwoordiging bijna altijd duurder is. De dienstverlener neemt een risico op zijn eigen balans dat losstaat van de kwaliteit van zijn werk: hij is aansprakelijk voor een navordering die voortkomt uit gegevens die jij hebt aangeleverd. Een aanbieder die indirecte vertegenwoordiging voor hetzelfde tarief als directe aanbiedt, heeft dat risico niet doordacht.

Wanneer heb je geen keuze?

Een aangever moet in het douanegebied van de Unie gevestigd zijn. Op die eis bestaan enkele uitzonderingen, waaronder aangiften voor douanevervoer, tijdelijke invoer en incidentele aangiften ter beoordeling van de inspecteur.

Voor gewone invoer betekent dit iets heel concreets: een bedrijf zonder vestiging in de EU kan geen aangever zijn en kan dus geen gebruik maken van directe vertegenwoordiging. Wil een Amerikaanse of Britse verkoper zelf als importeur optreden, bijvoorbeeld omdat hij DDP levert, dan is indirecte vertegenwoordiging de enige route. Zonder een partij die die rol wil aannemen, komt de zending niet in het vrije verkeer.

Dit wordt vaak verward met fiscale vertegenwoordiging, maar dat is een andere regeling bij een andere instantie. Fiscale vertegenwoordiging gaat over btw bij de Belastingdienst, douanevertegenwoordiging over de aangifte bij de Douane. Het verschil tussen die twee rollen staat uitgebreider in ons artikel over de douane-expediteur tegenover de fiscaal vertegenwoordiger.

Loopt de directe vertegenwoordiger dan geen enkel risico?

Dat is de aanname, en hij klopt niet helemaal. Artikel 77, lid 3 van het Douanewetboek trekt de kring van schuldenaren ruimer dan alleen de aangever. Wie gegevens verstrekte terwijl hij wist of redelijkerwijs had moeten weten dat ze onjuist waren, kan ook schuldenaar worden.

In de praktijk komt die vraag neer op zorgvuldigheid. Een expediteur die een goederencode klakkeloos overneemt van een pakbon terwijl de omschrijving iets anders zegt, staat zwakker dan een expediteur die de code toetst en de afwijking vastlegt. Hetzelfde geldt voor een douanewaarde waarin de vracht tot de losplaats zichtbaar ontbreekt.

Wat wij niet kunnen voorspellen is hoe een rechter dat in een individueel geval weegt. De rechtspraak hierover beweegt en hangt sterk af van wat er in het dossier zit. Wat we wel weten is dat een dossier met een gedocumenteerde toets bijna altijd beter uitpakt dan een dossier zonder.

Wat regel je vooraf?

Vier dingen, en ze kosten samen een uur.

• Leg de vertegenwoordigingsvorm schriftelijk vast in de machtiging, per vorm en niet als open volmacht voor alles.
• Controleer of jouw partij de vorm die op papier staat ook daadwerkelijk toepast in de aangiften. Dat is uit de aangiftegegevens te lezen.
• Spreek af wie de goederencode en de douanewaarde bepaalt, en wie de onderbouwing bewaart.
• Vraag bij indirecte vertegenwoordiging naar de zekerheid die je dienstverlener heeft gesteld, want daar loopt jouw doorvoer op vast als die te krap is.

Ons advies aan Nederlandse en Europese importeurs is bijna altijd directe vertegenwoordiging. Je houdt de aangifte op eigen naam, je betaalt niet voor een risico dat je zelf al draagt, en je bouwt een eigen douanehistorie op die meetelt als je later een AEO-vergunning wilt aanvragen. Indirecte vertegenwoordiging is er voor de gevallen waarin het niet anders kan, niet als standaardkeuze.

Veelgestelde vragen

Q: Wat is het verschil tussen directe en indirecte vertegenwoordiging?

Ans: Bij directe vertegenwoordiging doet de expediteur aangifte in naam en voor rekening van de importeur, die daarmee aangever en schuldenaar is. Bij indirecte vertegenwoordiging doet de expediteur aangifte op eigen naam voor rekening van een ander en is hij zelf aangever en schuldenaar, met de opdrachtgever als medeschuldenaar.

Q: Moet ik als niet-EU bedrijf indirecte vertegenwoordiging gebruiken?

Ans: Voor een gewone invoeraangifte wel, omdat de aangever in het douanegebied van de Unie gevestigd moet zijn. Voor douanevervoer, tijdelijke invoer en incidentele aangiften gelden uitzonderingen, maar reken daar niet standaard op.

Q: Kan mijn expediteur bij directe vertegenwoordiging alsnog aansprakelijk worden?

Ans: Ja. Wie gegevens voor de aangifte verstrekt terwijl hij wist of redelijkerwijs had moeten weten dat ze onjuist waren, kan op grond van artikel 77, lid 3 van het Douanewetboek zelf schuldenaar worden, ook als de importeur de aangever is.

Q: Wat gebeurt er als de vertegenwoordigingsvorm niet is vermeld?

Ans: Dan wordt de vertegenwoordiger geacht op eigen naam en voor eigen rekening te hebben gehandeld. Hij is dan zelf aangever en draagt de volledige douaneschuld, ook als partijen onderling iets anders hadden afgesproken.

Q: Is indirecte vertegenwoordiging duurder?

Ans: In de regel wel, omdat de dienstverlener het risico van een navordering op de eigen balans neemt en daarvoor extra zekerheid moet stellen. Een aanbieder die geen verschil in tarief maakt, heeft dat risico waarschijnlijk niet doorgerekend.

Weet je niet zeker in welke vorm er op dit moment namens jou aangifte wordt gedaan? Wij lezen het uit je aangiftegegevens, leggen de juiste vorm vast in de machtiging en nemen de douaneafhandeling over, in directe vertegenwoordiging waar dat kan en in indirecte waar het moet.