Proforma factuur: wat de douane erop wil zien en waar het misgaat

Belangrijkste punten

Een proforma factuur is een opgave van waarde, geen betalingsverzoek, en hij wordt niet in je boekhouding verwerkt.
Je gebruikt hem als er nog geen verkoop is: monsters, garantiezendingen, reparaties, tijdelijke uitvoer en intercompany-leveringen.
De douane leest de goederencode, de oorsprong en de waarde eruit, dus die drie moeten er altijd op staan.
Een waarde van een euro op gratis goederen wordt niet geaccepteerd, de waarde moet reeel zijn.
Zonder verkoop mag de transactiewaarde niet worden gebruikt en val je terug op de alternatieve methoden.

Een zending reserveonderdelen blijft staan bij de douane. Reden: de factuur die meekwam vermeldt “sample, no commercial value”. De onderdelen zijn gratis geleverd onder garantie, dus de leverancier vond dat kloppen. De douane vindt van niet, want ook gratis goederen hebben een waarde waarover rechten worden geheven.

De proforma factuur is het document dat dit had moeten oplossen. Hij wordt vaak gezien als een formaliteit die de verkoopafdeling even opstelt, terwijl het voor de douane het belangrijkste papier in de zending is.

Hieronder staat waar hij voor dient, wat erop hoort en welke fouten een zending laten stilstaan.

Wat is een proforma factuur?

Een vooraf opgestelde factuur die de waarde en de inhoud van een zending vastlegt zonder dat er betaald hoeft te worden. Het woord proforma betekent letterlijk voor de vorm, en dat is precies wat hij is: hij ziet eruit als een factuur en heeft de functie van een verklaring.

Wat hij daardoor niet is: geen boekingsstuk, geen grondslag voor btw-aftrek en geen betalingsverzoek. Hij komt niet in je debiteurenadministratie en je tegenpartij mag er geen btw op terugvragen.

Wat hij wel is: het stuk waaruit de douane afleidt wat er in de doos zit, waar het vandaan komt en wat het waard is. Dat maakt hem voor de invoeraangifte even bindend als een gewone handelsfactuur.

Wanneer gebruik je er een en wanneer niet?

De regel is simpel: is er een verkoop, dan hoort er een handelsfactuur bij. Is die er niet, dan heb je een proforma factuur nodig.

Situaties waarin hij hoort:

monsters, demomodellen en beursmateriaal
garantievervangingen en gratis nageleverde onderdelen
goederen die heen en terug gaan voor reparatie of kalibratie
verplaatsingen tussen vestigingen van hetzelfde concern
vooruitbetalingen en aanvragen van een letter of credit

Waar hij niet hoort: bij een gewone verkoop. Doe je dat toch, dan vraagt de douane later alsnog de handelsfactuur op en moet de aangifte worden gecorrigeerd. Dat kost tijd en bij een expediteur meestal ook een correctietarief.

Welke gegevens moeten erop staan?

Dit is de lijst die wij zelf aanhouden voordat we een zending aangeven. Ontbreekt er iets uit de eerste vijf punten, dan gaat de aangifte niet door.

verzender en ontvanger met volledig adres en EORI-nummer
een omschrijving per artikel waaruit blijkt wat het is, dus meer dan een artikelnummer
de goederencode per artikel
het land van oorsprong per artikel, niet het land van verzending
aantal, eenheid, stukprijs, totaalbedrag en de valuta
de Incoterm met de genoemde plaats en het jaartal erbij
bruto- en nettogewicht en het aantal colli
de reden van verzending, bijvoorbeeld garantie, monster of reparatie

Gaat het om goederen die niet worden verkocht, zet er dan bij dat de waarde uitsluitend voor douanedoeleinden is opgegeven. Dat voorkomt dat de ontvanger denkt dat hij een rekening krijgt, en het maakt voor de douane duidelijk waarom er geen handelsfactuur is.

Wat is het verschil met een handelsfactuur?

De handelsfactuur legt een verkoop vast en vraagt om betaling. Hij wordt geboekt, telt mee in de btw-aangifte en is bewijs van de betaalde prijs.

De proforma factuur legt alleen vast wat er verzonden wordt en wat het waard is. Er hangt geen vordering aan, hij wordt niet geboekt en hij bewijst geen betaalde prijs.

Voor de douane zit het verschil precies daar: bij een handelsfactuur is er een betaalde of te betalen prijs, en dat is de basis voor de transactiewaarde. Bij een proforma factuur is die er niet, en dan mag die methode niet worden gebruikt.

Hoe leest de douane de waarde eruit?

Bij een verkoop is de hoofdregel de transactiewaarde: de betaalde prijs plus de vracht en verzekering tot de plaats van binnenkomst in de EU. Hoe die douanewaarde wordt opgebouwd staat in dat artikel.

Zonder verkoop kan dat niet, want er is geen prijs. Dan geldt een vaste volgorde van alternatieven: de transactiewaarde van identieke goederen, daarna van soortgelijke goederen, daarna de aftrekmethode, dan de berekende waarde en als laatste de redelijke middelen.

In de praktijk komt het erop neer dat je op je proforma factuur de waarde zet die je zou rekenen als je het wel zou verkopen. Zet je daar een symbolisch bedrag neer, dan corrigeert de douane dat naar wat het werkelijk waard is, en kun je het verschil achteraf bijbetalen. Wil je weten wat dat kost, reken het dan vooraf door met een berekening van de invoerrechten.

Waar gaat het in de praktijk mis?

Vijf fouten leveren samen bijna alle vertraging op die wij zien.

Er staat “no commercial value” of een symbolisch bedrag op gratis goederen.
De goederencode ontbreekt, waardoor de expediteur moet gokken of moet wachten.
Er staat het land van verzending in plaats van het land van oorsprong, waardoor een preferentie wordt geclaimd die niet bestaat. Wat wel telt als bewijs staat in ons stuk over het certificaat van oorsprong.
De valuta ontbreekt, of er staat een dollarteken bij een bedrag in Canadese dollars.
De omschrijving is een interne artikelcode waar niemand buiten het bedrijf iets aan heeft.

Wat deze fouten duur maakt is niet de correctie zelf. Het is de container die intussen stilstaat en per dag begint te tellen bij de rederij.

Veelgestelde vragen

Q: Is een proforma factuur rechtsgeldig?

Ans: Voor de douane wel, als aangifte van inhoud, oorsprong en waarde. Als betalingsverzoek niet: er kan geen betaling op worden gevorderd en er mag geen btw op worden teruggevraagd. Voor dat laatste heb je een handelsfactuur nodig.

Q: Moet er btw op een proforma factuur staan?

Ans: Nee. Er is geen belastbare levering, dus er is geen btw te vermelden. Wordt de zending later toch verkocht, dan volgt een handelsfactuur en daar staat de btw wel op.

Q: Welke waarde zet je op een gratis zending?

Ans: De waarde die je zou vragen als je het zou verkopen, dus de normale verkoopprijs of een onderbouwde kostprijs. Vermeld erbij dat de waarde alleen voor douanedoeleinden is opgegeven en dat er geen betaling volgt.

Q: Mag een proforma factuur digitaal worden aangeleverd?

Ans: Ja, een pdf per mail volstaat voor de aangifte. Zorg wel dat het bestand leesbaar is en dat de gegevens overeenkomen met de vrachtbrief, want een verschil tussen die twee is een van de vaakst gestelde vragen bij een controle.

Q: Hoe lang moet je een proforma factuur bewaren?

Ans: Houd dezelfde termijn aan als voor je aangiften, dus minimaal zeven jaar. De douane kan in de regel drie jaar terugkijken, maar je hebt het stuk ook nodig om je eigen opgave te kunnen onderbouwen als er vragen komen.

Wil je een sjabloon dat in een keer door de aangifte komt, of laten toetsen of jouw facturen compleet zijn voordat er een zending vertrekt? Wij lezen ze na en zeggen precies wat er ontbreekt. Daarna verzorgen we de douaneafhandeling en leggen we de afspraken vast in de machtiging die je een keer tekent. Wat een zending gaat kosten reken je vooraf door met onze calculator.