Vergunning artikel 23 uitgelegd: btw verleggen bij invoer
Belangrijkste punten
- Met een vergunning artikel 23 betaal je de invoer-btw niet direct aan de douane, maar geef je haar aan en trek je haar in dezelfde btw-aangifte weer af.
- Bij een zending van 100.000 euro scheelt dit 21.000 euro die je niet hoeft voor te financieren.
- De aanvraag loopt uitsluitend op papier: formulier printen, ondertekenen en per post naar de Belastingdienst in Heerlen sturen.
- Buitenlandse ondernemers kunnen de vergunning niet zelf aanvragen en hebben een algemeen fiscaal vertegenwoordiger nodig met een eigen Nederlands btw-nummer.
- De meest gemaakte fout zit in de btw-aangifte: het bedrag in rubriek 4a moet komen van de uitnodiging tot betaling van de douane, niet van de leveranciersfactuur.
Met een vergunning artikel 23 hoef je de btw bij invoer niet aan de douane te betalen, maar geef je hem aan op je eerstvolgende btw-aangifte en trek je hem in diezelfde aangifte weer af. Per saldo betaal je niets, en dat scheelt je precies het bedrag dat anders maanden bij de Belastingdienst blijft staan.
Bij een zending van 100.000 euro is dat 21.000 euro die je niet hoeft voor te financieren. Bij vijf containers per maand loopt dat op tot een bedrag dat je liquiditeit merkbaar verandert.
De regeling is bekend, maar de uitvoering ervan gaat vaak mis. Niet bij de aanvraag, maar in de btw-aangifte daarna: het bedrag dat je in rubriek 4a opgeeft komt van de uitnodiging tot betaling van de douane, en niet van de factuur van je leverancier. Wie die twee door elkaar haalt, geeft jarenlang het verkeerde bedrag aan.
In dit artikel leggen we uit hoe de verleggingsregeling werkt, wie hem kan aanvragen, wat buitenlandse ondernemers moeten doen die zelf geen vergunning kunnen krijgen, en hoe je de invoer-btw correct in je aangifte verwerkt.
Wat houdt de verleggingsregeling bij invoer in?
Normaal betaal je bij invoer van goederen van buiten de EU direct btw aan de douane, tegelijk met de invoerrechten. Dat geld krijg je later terug via je btw-aangifte, maar tot dat moment staat het vast.
De Belastingdienst omschrijft het effect van de vergunning kort: met een vergunning artikel 23 hoef je niet bij iedere invoer btw aan te geven en te betalen bij de douane, en kun je de betaling uitstellen naar je eerstvolgende btw-aangifte.
Op die aangifte geef je de verschuldigde invoer-btw aan en breng je hem in dezelfde aangifte in aftrek als voorbelasting. Voor een ondernemer met volledig aftrekrecht komt het saldo daarmee op nul uit. Er verandert niets aan wat je uiteindelijk betaalt, alleen aan wanneer.
Dat is ook waarom de regeling voor de ene importeur cruciaal is en voor de andere nauwelijks uitmaakt. Importeer je twee keer per jaar een kleine zending, dan is het verschil beperkt. Draai je wekelijks containers, dan is het het verschil tussen wel en niet uit je werkkapitaal lopen.
Wie kan een vergunning artikel 23 aanvragen?
De vergunning is bedoeld voor ondernemers die in Nederland zijn gevestigd, met enige regelmaat goederen invoeren van buiten de EU en een administratie voeren waaruit de invoer en de verschuldigde btw duidelijk blijken.
Die laatste voorwaarde wordt onderschat. De vergunning gaat niet over je omzet maar over de vraag of je kunt aantonen welke btw bij welke invoer hoort. Een administratie waarin douanedocumenten en boekingen niet aan elkaar te koppelen zijn, is de meest voorkomende reden dat het later misgaat.
De aanvraag zelf is opvallend ouderwets. Je print het aanvraagformulier, ondertekent het en stuurt het per post naar de Belastingdienst in Heerlen. Er is geen digitale route. Reken daarom op doorlooptijd en vraag hem aan voordat je eerste grote zending onderweg is, niet erna.
Wat doen buitenlandse ondernemers die geen vergunning kunnen krijgen?
Ben je niet in Nederland gevestigd, dan kun je de vergunning niet zelf aanvragen. De Belastingdienst is daar expliciet over: als buitenlandse ondernemer kun je niet zelf een vergunning artikel 23 aanvragen.
Er zijn dan twee routes, en het verschil tussen die twee bepaalt hoeveel administratie je in Nederland krijgt.
Algemeen fiscaal vertegenwoordiger
Je stelt een algemeen fiscaal vertegenwoordiger aan die namens jou een eigen Nederlands btw-nummer en een eigen vergunning artikel 23 regelt. Je bent dan zelf in Nederland btw-plichtig en doet hier aangifte, via je vertegenwoordiger.
Deze route is passend wanneer je ook binnenlandse leveringen doet, voorraad in Nederland houdt of een eigen btw-positie in Nederland wilt hebben.
Beperkt fiscaal vertegenwoordiger
Je maakt gebruik van de vergunning artikel 23 van een beperkt fiscaal vertegenwoordiger. De Belastingdienst beschrijft het mechanisme zo: de fiscaal vertegenwoordiger geeft de btw die je moet betalen aan op de btw-aangifte over dat tijdvak, en trekt op dezelfde aangifte deze btw af als voorbelasting.
Het voordeel is dat je je in Nederland niet apart hoeft te registreren voor de btw. Dit is de route die de meeste buitenlandse importeurs kiezen die alleen goederen invoeren en direct doorleveren naar een andere EU-lidstaat.
Meer over de verschillen en wat een vertegenwoordiger precies voor je regelt lees je in ons artikel over fiscale vertegenwoordiging in Nederland.
Hoe verwerk je de invoer-btw in je aangifte?
Dit is het onderdeel waar het in de praktijk misgaat, en het gaat stil mis. De aangifte klopt op het oog, de aftrek loopt, en pas bij een controle blijkt dat het bedrag nooit heeft aangesloten.
De verschuldigde invoer-btw geef je aan in rubriek 4a van je btw-aangifte, en je brengt hem in dezelfde aangifte in aftrek bij de voorbelasting. Tot zover is het eenvoudig. De vraag is welk bedrag.
Het antwoord: het bedrag dat volgt uit de uitnodiging tot betaling van de douane. Dat bedrag is gebaseerd op de douanewaarde plus de invoerrechten en eventuele accijnzen, en het is vrijwel nooit gelijk aan het factuurbedrag van je leverancier.
- De douanewaarde bevat vracht- en verzekeringskosten tot de buitengrens van de EU, je inkoopfactuur meestal niet
- De invoerrechten zitten wel in de btw-grondslag en niet in je inkoopfactuur
- Wisselkoersen verschillen tussen je inkoopadministratie en de koers die de douane hanteert
Het aangeven en het in aftrek brengen zijn bovendien twee losse beoordelingen. Is er iets mis met de aftrek, bijvoorbeeld omdat de goederen niet voor belaste prestaties worden gebruikt, dan blijft de aangifteplicht overeind en blijft het bedrag staan.
Structureel verkeerd aangeven kan er uiteindelijk toe leiden dat de vergunning wordt ingetrokken. Dat is een zwaarder gevolg dan de meeste importeurs verwachten van wat op een boekingsfout lijkt.
Wanneer is de vergunning het overwegen waard?
De rekensom is eenvoudig te maken. Neem je gemiddelde invoerwaarde per maand, tel de invoerrechten erbij op, en vermenigvuldig met je btw-tarief. Dat bedrag is wat er zonder vergunning permanent in de keten vaststaat.
Daar staat tegenover dat de regeling eisen stelt aan je administratie en dat je bij een controle moet kunnen laten zien dat elke aangegeven euro terug te voeren is op een douanedocument. Dat is geen bezwaar, maar het is wel werk.
In de praktijk is de vergunning vrijwel altijd de moeite waard zodra je meer dan incidenteel importeert, en vrijwel altijd een bron van correcties zodra niemand de aansluiting tussen douane en boekhouding bewaakt.
Deskundige ondersteuning bij invoer-btw en artikel 23
Een vergunning artikel 23 is snel aangevraagd en langzaam misgegaan. De aanvraag is een formulier, de uitvoering is een maandelijkse aansluiting tussen douanedocumenten, inkoopadministratie en btw-aangifte.
Voor buitenlandse ondernemers komt daar de keuze bij tussen een algemeen en een beperkt fiscaal vertegenwoordiger, en die keuze bepaalt of je in Nederland een eigen btw-positie krijgt of niet.
The Customs Company is een AEO-gecertificeerde douanedienstverlener in Nederland met directe verbindingen met de Nederlandse Douane en Portbase.
Wij verzorgen de importaangifte, leveren de uitnodiging tot betaling aan waarop jouw rubriek 4a is gebaseerd, en treden op als fiscaal vertegenwoordiger voor buitenlandse ondernemers die zelf geen vergunning artikel 23 kunnen aanvragen.
Veelgestelde vragen
Q: Wat is het verschil tussen de btw-verleggingsregeling en een vergunning artikel 23?
Ans: Het zijn twee namen voor hetzelfde. De verleggingsregeling bij invoer is de regeling, de vergunning artikel 23 is het document waarmee je hem mag toepassen. Zonder vergunning betaal je de invoer-btw bij de douane, met vergunning verleg je hem naar je eigen btw-aangifte.
Q: Moet ik een vergunning hebben voor elke zending?
Ans: Nee. De vergunning geldt voor je onderneming en niet per zending. Zodra hij is afgegeven, wordt de invoer-btw voor al jouw invoeraangiften verlegd naar je btw-aangifte, zolang de aangifte op jouw naam en EORI-nummer staat.
Q: Kan mijn expediteur dit voor mij regelen?
Ans: De aanvraag doe je zelf, maar een douane-expediteur kan hem voorbereiden en de administratieve inrichting eromheen opzetten. Ben je niet in Nederland gevestigd, dan kan een fiscaal vertegenwoordiger zijn eigen vergunning artikel 23 voor jouw invoer gebruiken, en dan hoef je zelf niets aan te vragen.
Q: Welk bedrag vul ik in bij rubriek 4a?
Ans: Het bedrag uit de uitnodiging tot betaling van de douane, dus de douanewaarde plus invoerrechten en eventuele accijnzen. Niet het factuurbedrag van je leverancier. Dat verschil is de meest voorkomende fout bij het toepassen van de vergunning en het is precies waar een controle op aansluit.
Q: Wat gebeurt er als ik importeer zonder vergunning artikel 23?
Ans: Dan betaal je de invoer-btw direct bij de douane, tegelijk met de invoerrechten, en vraag je hem later terug via je btw-aangifte. Je verliest niets, maar het geld staat tot die aangifte vast. Bij regelmatige invoer is dat een permanente aanspraak op je werkkapitaal.
Eén reactie