Kosten door containervertraging kunnen onverwacht ontstaan. Op het ene moment verloopt je zending volgens planning en het volgende moment krijg je te maken met dagelijkse kosten die snel oplopen. Demurrage en detention behoren tot de meest voorkomende onverwachte kosten binnen de internationale scheepvaart. Begrijpen hoe deze kosten werken is de eerste stap om ze te voorkomen.

Beide kosten ontstaan wanneer een container langer blijft staan dan de afgesproken vrije termijn (free time). Ze hangen nauw met elkaar samen, maar betekenen niet hetzelfde. De partij die het zeetransport heeft geboekt, wordt door de rederij verantwoordelijk gehouden voor deze kosten.

In dit artikel leggen we uit wat demurrage en detention betekenen, hoe ze werken bij import en export, wie de kosten betaalt onder verschillende Incoterms, wat deze kosten veroorzaakt en hoe je ze kunt voorkomen.

Wat zijn demurrage en detention?

Demurrage is de vergoeding die wordt berekend wanneer een volle container langer dan de afgesproken vrije termijn op de terminal blijft staan.

De demurrageperiode begint zodra de container van het schip wordt gelost of wordt ingate bij een inlandterminal. De periode eindigt wanneer de volle container de terminal verlaat voor levering.

Demurragekosten zijn meestal hoger dan detentionkosten, omdat terminalruimte beperkt en kostbaar is.

Detention is de vergoeding die wordt berekend wanneer een container langer dan de afgesproken vrije termijn buiten de terminal wordt gehouden.

De detentionperiode begint zodra de volle container de haven verlaat. De periode eindigt wanneer de lege container wordt teruggebracht naar de afgesproken haven, terminal of depot.

Free time is de periode die de rederij aan klanten geeft om deze handelingen zonder extra kosten uit te voeren. De duur van deze vrije termijn verschilt per rederij en haven en is vaak onderhandelbaar.

De vrije termijn voor detention is doorgaans langer dan voor demurrage, omdat rederijen containers zo snel mogelijk van de terminal willen verwijderen.

Hoe werken demurrage en detention in de praktijk?

Demurrage en detention werken verschillend bij import en export. Begrijpen wanneer elke termijn begint en eindigt is essentieel om onverwachte kosten te voorkomen.

Import: hoe de twee termijnen werken

De demurragetermijn begint zodra de container van het schip wordt gelost. Deze begint dus niet wanneer het schip in de haven aankomt.

Zodra de volle container de terminal verlaat voor levering, stopt de demurragetermijn en begint de detentiontermijn. De detentiontermijn loopt vervolgens door totdat de lege container wordt teruggebracht naar het door de rederij aangewezen depot.

Hieronder een praktisch voorbeeld. Een container wordt gelost op 2 juli. De rederij biedt 7 dagen free time, waardoor de vrije termijn afloopt op 8 juli. De ontvanger haalt de container pas op 12 juli op. In dat geval wordt 4 dagen demurrage in rekening gebracht tegen het geldende dagtarief van de rederij.

Export: hoe de twee termijnen werken

Bij export begint de detentiontermijn zodra de verlader de lege container ophaalt bij het depot van de rederij. Vervolgens heeft de verlader een vastgesteld aantal vrije dagen om de container te laden en als volle container terug te brengen naar de haven.

Wanneer de container is geladen en zich in de haven bevindt, maar om welke reden dan ook niet op het schip kan worden geladen, wordt vanaf dat moment demurrage in rekening gebracht totdat de container daadwerkelijk aan boord is geplaatst.

Hoe worden demurrage- en detentionkosten berekend?

Tarieven voor demurrage en detention zijn niet gestandaardiseerd. Elke rederij hanteert eigen tarieven en vrije termijnen voor de haven van Rotterdam. De uiteindelijke kosten hangen daarom volledig af van de vervoerder die je voor je zending gebruikt.

Toch zijn er enkele algemene patronen die voor de meeste rederijen in Rotterdam gelden. Voor importzendingen bieden veel rederijen ongeveer 5 vrije dagen voor standaard droge containers voordat demurrage- en detentionkosten in rekening worden gebracht.

Voor exportzendingen is de vrije termijn meestal langer. Veel rederijen bieden ongeveer 10 vrije dagen voordat kosten van toepassing zijn.

Zodra de vrije termijn afloopt, worden de kosten vaak in staffels verhoogd. Hoe langer de container blijft staan na afloop van de free time, hoe hoger het dagelijkse tarief wordt.

Reefercontainers en speciale apparatuur, zoals flat rack- en open top-containers, hebben doorgaans kortere vrije termijnen en hogere dagtarieven dan standaard droge containers.

De kosten worden berekend per container per kalenderdag. Feestdagen tellen mee als gewone kalenderdagen. Weekenden en officiële feestdagen zetten de teller dus niet stil.

Controleer altijd het tariefoverzicht van de betreffende rederij voordat je een zending boekt. Vrije termijnen, dagtarieven en staffelstructuren verschillen aanzienlijk per rederij.

Het kennen van de exacte voorwaarden van je vervoerder voordat de goederen in de haven aankomen, is de meest effectieve manier om demurrage- en detentionkosten te voorkomen.

Wie betaalt demurrage en detention?

De rederij factureert deze kosten aan de partij waarop zij zich contractueel kan verhalen. Dit is meestal de geadresseerde (consignee), de notify party of de partij die heeft verzocht om vrijgave en afhaling van de lading.

Dit geldt ook wanneer de vertraging door de andere partij is veroorzaakt. De aansprakelijkheid voor demurrage wordt bepaald door twee afzonderlijke lagen: wie de factuur van de rederij ontvangt en wie volgens het koopcontract uiteindelijk verantwoordelijk is voor de kosten.

Incoterms helpen bij het verdelen van verantwoordelijkheden tussen koper en verkoper, maar zijn niet bindend voor de rederij. De rederij zal nog steeds de partij factureren waarop zij contractueel verhaal kan halen.

De geadresseerde kan daardoor verplicht zijn om de kosten eerst te betalen en deze later terug te vorderen van de andere partij.

Daarom is het verstandig om in iedere koopovereenkomst een duidelijke demurrageclausule op te nemen. Deze clausule moet vastleggen wie standaard verantwoordelijk is voor de kosten, wat er gebeurt wanneer één van de partijen de vertraging veroorzaakt en welke termijnen gelden voor het aanleveren van documenten.

De meest voorkomende oorzaken van demurrage en detention

De meeste kosten voor demurrage en detention worden niet veroorzaakt door havencongestie of problemen bij de rederij. In de meeste gevallen zijn ze het gevolg van vermijdbare fouten aan de zijde van de importeur of exporteur.

Vertragingen in documenten zijn de meest voorkomende oorzaak, vooral bij transacties met een Letter of Credit (L/C), waarbij alle documenten volledig op elkaar moeten aansluiten.

Dit zijn de meest voorkomende oorzaken:

• Onjuiste documenten: Verkeerde gegevens van de consignee, fouten in HS-codes of onjuiste certificaten blokkeren de vrijgave van de goederen bij de douane, waardoor de container in de periode met kosten terechtkomt.
• Te late ontvangst van documenten: Originele Bills of Lading worden niet op tijd ontvangen, waardoor de consignee de container niet kan ophalen voordat de free time afloopt.
• Verlies van documenten: Ontbrekende originele documenten vertragen de douaneafhandeling en verlengen de periode waarin de container op de terminal blijft staan.
• Vertragingen bij de douaneafhandeling: Controles door de Nederlandse Douane of ontbrekende invoervergunningen zorgen ervoor dat containers langer dan de free time op de terminal blijven staan.
• Te late betaling van invoerrechten: Wachten tot de laatste vrije dag om invoerrechten te betalen laat geen ruimte voor administratieve vertragingen.
• Onbereikbaarheid van de consignee: Wanneer geen transport, magazijnafspraak of loscapaciteit kan worden geregeld binnen de free time, lopen de kosten snel op.

Hoe voorkom je demurrage- en detentionkosten?

De meeste demurrage- en detentionkosten zijn te voorkomen met een goede voorbereiding en duidelijke communicatie. De sleutel is om te handelen voordat de free time begint te lopen. Zodra kosten worden opgebouwd, stijgt het bedrag iedere dag verder.

Voor de zending

• Bevestig de vrijgavemethode: Bepaal vóór vertrek van het schip of de goederen worden vrijgegeven via een originele Bill of Lading, een telex release of een Sea Waybill. Door dit vooraf vast te leggen voorkom je vertragingen in de haven van bestemming.
• Controleer de gegevens van de consignee: Zorg ervoor dat de gegevens van de consignee en de notify party op de Bill of Lading exact overeenkomen met de gegevens die de douane-expediteur van de koper gebruikt. Zelfs kleine afwijkingen kunnen de vrijgave van de lading blokkeren.
• Regel importvereisten vooraf: Zorg dat invoervergunningen, licenties en douanedocumentatie geregeld zijn voordat het schip arriveert. Wacht niet tot de goederen al in de haven staan.
• Leg verantwoordelijkheden contractueel vast: Neem een duidelijke demurrageclausule op in de koopovereenkomst. Zo ontstaat er geen discussie over wie verantwoordelijk is wanneer kosten ontstaan.

Na aankomst

• Handel direct na ontvangst van de delivery order: Vraag de delivery order zo snel mogelijk aan en bevestig bij de rederij wanneer de free time begint en eindigt. Ga er niet vanuit dat je weet hoeveel dagen beschikbaar zijn.
• Betaal invoerrechten tijdig: Betaal invoerrechten en kosten van de douane-expediteur ruim vóór de laatste vrije dag. Wachten tot het laatste moment laat geen ruimte voor verwerkingstijd.
• Regel transport vóór aankomst: Boek waar mogelijk transportslots en terminalafspraken voordat het schip arriveert. Last-minute boekingen leiden vaak tot vertragingen.
• Los documentproblemen onmiddellijk op: Ontstaat er een probleem met de Bill of Lading of douanedocumenten, onderneem dan direct actie. Wacht niet tot de vierde dag van de free time voordat je het probleem meldt.

Ondersteuning bij demurrage en detention door The Customs Company

Vertragingen bij de douaneafhandeling behoren tot de meest voorkomende oorzaken van demurrage- en detentionkosten.

Wanneer exportdocumenten onjuist zijn, invoervergunningen ontbreken of douanecontroles vertraging veroorzaken, blijft de free time gewoon doorlopen.

Voor Nederlandse importeurs en exporteurs is een correcte douaneafhandeling vanaf het begin de meest effectieve manier om onverwachte kosten door containervertraging te voorkomen.

The Customs Company is een AEO-gecertificeerde douanedienstverlener in Nederland met directe verbindingen met de Nederlandse Douane en Portbase.

Met 24/7 ondersteuning voor alle douaneformaliteiten zorgt The Customs Company ervoor dat jouw documenten correct en op tijd worden verwerkt, zodat containers ruim binnen de free time worden vrijgegeven.

Veelgestelde vragen

Q: Wat is het verschil tussen demurrage en detention?

Ans: Demurrage wordt in rekening gebracht wanneer een volle container langer dan de afgesproken free time op de terminal blijft staan. Detention wordt berekend wanneer de container na afhaling buiten de terminal wordt gehouden en de lege container niet op tijd wordt teruggebracht naar de rederij.

Q: Wie betaalt demurragekosten?

Ans: De rederij factureert de partij waarop zij zich contractueel kan verhalen, meestal de consignee. Uiteindelijk bepalen de koopovereenkomst en de afgesproken Incoterm welke partij de kosten daadwerkelijk moet dragen.

Q: Wat is de meest voorkomende oorzaak van demurrage?

Ans: Vertragingen in documenten zijn de meest voorkomende oorzaak. Onjuiste of te laat ontvangen Bills of Lading, ontbrekende douanedocumenten en afwijkingen in Letter of Credit-documentatie zorgen er het vaakst voor dat containers hun free time overschrijden.